Tupoksi

1. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jayapura mempunyai tugas :

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewnangan daerah dan tugas pembantuan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan dalam rangka mewujudkan masyarakat yang sejahtera melalui peningkatan perlindungan ketenagakerjaan dengan tetap menghormati kearifan local yang ada guna mendukung terwujudnya masyarakat yang berjati diri cerdas, harmonis, demokratis dan damai, sejahtera serta penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan Kampung yang transpara, partisipatif, terbuka dan akuntabel menuju Jayapura Baru;

Dalam Melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud  pada ayat (1), Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menyelenggarakan fungsi :

  1. Perumusan kebijakan teknis dibidang Perpustakaan dan Kearsipan;
  2. Koordinasi Penyediaan infrastruktur dan Pendukung di Bidang perpustakaan dan kearsipan;
  3. Penyelenggaraan urusan Pemerintahan dan pelayanan umum sesuai dengan lingkup tugasnya ;
  4. Peningkatan  kualitas sumber daya manusia di bidang perpustakaan dan kearsipan;
  5. Pembinaan dan pengembangan tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan;
  6. Pembinaan, pemantauan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan di bidang perpustakaan dan kearsipan;
  7. Bertanggung jawab  secara  fisik  administrasi  terhadap barang milik daerah (aset );
  8. Pembinaan, pengawasan dan penelitian pejabat eselon III, IV, pelaksana UPTD, dan pejabat fungsional serata pegawai yang menjadi tanggung jawabnya sesuai ketentuan yang berlaku;
  9. Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas dan pemberikan saran pertimbangan kepada Bupati; dan
  10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati.

2. Sekretaris mempunyai tugas :

Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program, urusan umum, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, rumah tangga, dan koordianasi penyusunan rencana kerja;

Dalam melaksanakan tugas sbagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekteraris menyelenggarakan fungsi :

  1. Perumusan Kebijakan teknis dibidang sekretariat;
  2. Pelaksanaan pembinaan organisasi dan tatalaksana;
  3. Pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, umum dan program;
  4. Penyusunan rencana program berdasarkan usulan Sub Bagian dan skala prioritas untuk bahan perumusan Renstra Unit;
  5. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan program untuk mewujudkan keterpaduan dan keserasian kerja;Pengelolaan urusan rumah tangga, surat-menyurat, kearsipan dan iventarisasi;
  6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan Kesekretariatan;
  7. Pembinaan, pengawasan dan penilaian pejabat eselon IV dan pegawai yang menjadi tanggungjawabnya sesuai    ketentuan yang berlaku;
  8. Penyampaian Laporan hasil pelaksanaan tugas dan memberikan pasaran pertimbangan kepada kepala Dinas;    dan
  9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

2.a  Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :

  1. Menyusun rencana program kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugasnya;
  2. Melaksanakan urusan surat menyurat,pengetikan, penggandaan  dan tata kearsipan;
  3. Menyusun rencana kebutuhan dan melaksanakan kegiatan tata usaha serta pemeliharaan perlengkapan operasional dan peralatan kantor;
  4. Menyusun perencanaan dan mengurus pemeliharaan kebersihan, dan keamanan kantor;
  5. Menyusun keprotokolan dan perjalanan dinas;
  6. Menyusun daftar Nominatif Daftar Urut Kepangkatan (DUK), dan Sasaran Kerja Pegawai ( SKP);
  7. Menyelenggarakan Administrasi umum kepegawaian Pengembangan karier pegawai dan pengurusan hak dan kewajiban pegawai;
  8. Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada pegawai yang menjadi tanggung jawabnya agar diperoleh hasil kerja        yang optimal;
  9. Membina,mengawasi dan menilai pegawai yang menjadi tanggungjawabnya  sesuai ketentuan yang berlaku;
  10. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan Tugas dan memberikan sasaran pertimbangan kepada Sekretaris; dan
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

2.b  Kepala Sub Bagian Program dan Keuangan mempunyai tugas :

  1. Menyusun rencana program kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Menghimpun dan menyusun rencana anggaran belanja langsung dan tidak langsung;
  3. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan dan tata usaha keuangan anggaran belanja langsung dan tidak langsung;
  4. Menyusun rencana kerja, rencana kerja anggaran, dan dokumen pelaksanaan anggaran;
  5. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan di sub bagian keuangan;
  6. Melakukan verifikasi terhadap pengajuan dan pertanggung jawaban dan meneliti, memeriksa kelengkapan serta keabsahan bukti-bukti laporan pertanggungjawaban;
  7. Menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan mengkoordinasikan penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, laporan penyelenggaraan pemerintahan, laporan tahunan penetapan kinerja tahunan, profil dan renstra Perangkat Daerah ;
  8. Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada pegawai  yang menjadi tanggungjawab agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
  9. Membina, mengawasi dan menilai pegawai yang menjadi tanggungjawabnya sesuai ketentuan yang berlaku;
  10. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas dan memberikan sasaran pertimbangan kepada Sekretaris; dan
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

3. Kepala Bidang Perpustakaan Daerah mempunyai tugas :

 Kepala Bidang Perpustakaan Daerah mempunyai tugas menyusun rencana kegiatan, mengkoorddinasikan pelaksanaan program kerja dibidang pengembangan, pengelolaan, dan pelestarian bahan pustaka serta pembinaan dan pelayanan perpustakaan

Dalam melaksankan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Bidang Perpustakaan Daerah meneyelenggarakan fungsi:

  1. Penyusunan rencana program kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Penyiapan bahan pengkoordinasian perencanaan program kerja di bidang Perpustakaan Daerah;
  3. Penyusunan rencana program berdassarkan usulan Seksi-       seksi sesuai skala prioritas;
  4. Penyelenggaraan Koordiansi pelaksanaan program untuk mewujudkan keterpaduan dan kesrasian kerja di bidang perpustakaan daerah;
  5. Pengelolaan data informasi di bidang perpustakaan daerah;
  6. Pelaksanaan pembinaan dan bimbingan dalam penyusunan perencanaan di bidang perpustakaan daerah;
  7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan plaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan;
  8. Pembinaan pengawasan dan penilaian pejabat eselon IV dan pegawai yang menjadi tanggungjawab sesuai ketentuan      yang berlaku;
  9. Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas, dan memberikan sasaran pertimbangan kepada kepala Dinas;dan
  10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala   Dinas.

3.a Kepala Seksi Pengembangan, Pengolahan, dan Pelestarian Bahan Pustaka mempunyai tugas: 

  1. Menyusun rencana program kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Mengkoordinasikan perencanaan dan melaksanakan program kerja di  bidang Pengembangan, pengelolaan, dan pelestarian bahan pustaka;
  3. Mengkaji informasi dan data untuk kepentingan penyusunan perencanaan program kerja di bidang pengembangan, pengelolaan, dan pelestarian bahan pustaka;
  4. Melaksanakan pengembangan dan pemeliharaan sarana dan prasarana perpustakaan;
  5. Menyiapkan bahan pengawasan dan pengendalian dibidang
  6. pengadaan dan pengeloaan secara pelestarian kepustakaan;
  7. Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada pegawai yang menjadi tanggung jawabnya agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
  8. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporanatas pelaksanaan program dan kegiatan;
  9. Membina mengawasi dan menilai pegawai yang menjadi tanggungjawabnya sesuai ketentuan yang berlaku;
  10. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas dan memberikan sasaran pertimbangan kepada kepala bidang; dan
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang.

3.b Kepala Seksi Pembinaan dan Pelayanan Perpustakaan  mempunyai tugas :

  1. Menyusun rencana program kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Menyiapkan bahan laporan kegiatan di bidang Pembinaan dan pelayanan perpustakaan; 
  3. Mengkoordinasikan perencanaan dan melaksanakan program kerja di bidang Pembinaan dan pelayananan Perpustakaan;
  4. Mengkaji informasi dan data untuk kepentingan penyusunan perencanaan program kerja di bidang pembinaan dan pelayanan perpustakaan;
  5. Melaksanakan pengumpulan data dan analisa data untuk perencanaan dan pelayanan kepustakaan;
  6. Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada pegawai       yang menjadi tanggung jawabnya agar diperoeh hasil kerja yang optimal;
  7. Melaksanakan bimbingan, pembinaan, pelayanan dan pengendalian sistem perpustakaan;
  8. Melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan;
  9. Membina, mengawasi dan menilai pegawai yang menjadi tanggung jawabnya sesuai ketentuan yang berlaku;
  10. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas dan memberikan saran pertimbangan kepada kepala Bidang;    dan
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang.

4. Kepala Bidang Arsip mempunyai tugas :

Kepala Bidang arsip daerah mempunyai tugas penyusunan rencana kegiatan, mengkoordinasikan pelaksanaan program pembangunan di bidang pengelolaan dan penghapusan arsip serta peembinaan dan pengembangan kearsipan;

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Bidang Arsip Daerah menyelenggarakan fungsi :

  1. Penyusunan rencana program kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Penyiapan bahan pengkoordinasian perencanaan program kerja di bidang Arsip Daerah;
  3. Penyusunan rencana program berdasarkan usulan seksi-         seksi sesuai skala prioritas;
  4. Perumusan sasaran pelaksanaan tugas di bidang pelayanan dan pengelolaan kearsipan;
  5. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan program untuk mewujudkan keterpaduan dan keserasian kerja di bidang        arsip daerah;
  6. Pelaksanaan pembinaan dan bimbingan dalam penyusunan perencanaan di bidang arsip daerah;
  7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan;
  8. Pembinaan, pengawasan dan penilaian pejabat eselon IV          dan pegawai yang menjadi tanggungjawabnya sesuai      ketentuan yang berlaku;
  9. Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas dan           memberikan saran pertimbangan kepala kepala Dinas; dan
  10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

4.a  Kepala Seksi Pengelolaan dan Penghapusan Kearsipan mempunyai tugas :

  1. Menyusun rencana program kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Menyiapkan bahan laporan kegiatan di bidang Pengelolaan dan penghapusan kearsipan;
  3. Mengkoordinasikan perencanaan dan melaksanakan program kerja dibidang Pengelolaan dan Pengahapusan kearsipan;
  4. Mengkaji informasi dan data untuk kepentingan penyusunan perencanaan program kerja dibidang      Pengelolaandan Penghapusan kearsipan;
  5. Mengelola data informasi di bidang pengelolaan dan penghapusan arsip;
  6. Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada pegawai yang menjadi tanggung jawabnya agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
  7. Melakukan akusisi arsip;
  8. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan;
  9. Membina mengawasi,dan menilai pegawai yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
  10. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas dan memberikan  saran pembinaan kepada kepala Bidang; dan        
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh dan Kepala Bidang.

4.b  Kepala Seksi Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan  mempunyai tugas :

  1. Menyusun rencana program kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Menyiapkan bahan laporan kegiatan di bidang pembinaan dan pengembangan kearsipan;
  3. Mengkoordinasikan perencanaan dan melaksanakan program kerja di bidang Pembinaan dan pengembangan kearsipan;
  4. Mengkaji informasi dan data untuk kepentingan penyusunan perencanaan program kerja di bidang pembinaan dan pengembangan kearsipan;
  5. Melaksanakan penyelamatan dan pemanfaatan arsip daerah;
  6. Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada pegawai yang menjadi tanggung jawabnya agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
  7. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program dan kegiatan;
  8. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas dan memberikan saran pembinaan kepada kepala Bidang; dan
  9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh dan Kepala Bidang.